規程改正の簡便化~別表の変更どうする問題~

人事・総務

規程改正は面倒なものですが、細かい「別表」が多数ある場合、その改正は更に非常に煩雑なものになります。
今回は、この別表改正の簡便化方法について解説します。

方法は次の2つです。

  1. 規程等管理規程を制定し、別表を規程のランクからは落とす方法
  2. 別表を指定するのではなく、別に存在する資料を指定する方法
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規程等管理規程を制定し、別表を規程のランクからは落とす方法

一つが規程の管理規程を制定する方法です。

通常、規程等管理規程では、規程のランクを設けているはずです。
(①規則、規程、②細則、要領、③基準、マニュアル、のような形)

この中で①規則、規程の改定は取締役会決議が必要だけれども、②細則、要領は代表取締役決議、③基準、マニュアルは管掌役員の決議で改正が可能、というような形で、各会議体・役員の権限を決めている場合が一般的かと思います。

つまり、別表を別の規程として制定し、その取扱いのランクを落とせば、わざわざ取締役会決議に上程しなくとも、通常の稟議決裁の中で、実務運用上の改定変更が可能となるのです。

例えば、「出張旅費規程」内で、細かい出張旅費ルールを定めていて、しかし実態との乖離や従業員からの要望等々が頻繁に発生したとします。

ここで、①規則、規程内での改定ですと取締役会決議が必要ですが、細かい出張旅費ルールに関しては、「出張旅費規程細則」というようなものを別立てで用意・制定し、その取扱いランクを②細則、要領にしておけば、稟議で代表取締役決裁を得れば改定対応が完了するのです。

一気に簡便化するイメージが湧くでしょう?

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改廃の項目で別紙は別権限を指定する方法

規程類には大体において「改廃」の項目があります。

この「改廃」の項目を下記のように記載します。

(改廃)
第●条 本規程の改廃は、当社取締役会が行う。
2.ただし、別紙の改廃は、代表取締役が行う。

ある意味シンプルな方法ではありますが、別表、別紙の性質によっては、取扱いがセンシティブになることもあり得ます。

明確に規程を分離する「規程等管理規程を制定し、別表を規程のランクからは落とす方法」の方が、規程に付随する別表・別紙は規程の一部、分離された規程は別規程、と整理できるので、良いとは思います。

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別表を指定するのではなく、別に存在する資料を指定する方法

こちらは気持ちトリッキーな方法ですが、運用実績(IPO審査の通過等)の事例もある方法です。

規程内で「別表」参照、とすると、その別表がある事が前提となってしまいます。
そして、その別表も規程の一部ですので、別表改定があれば、それも改定決議が必要となり、非常に煩雑です。

そこで、規程内の記載の調整を行います。

具体的には、「別表」部分について、「管掌役員の承認を得た基準」のような記載に変更するのです。
(後は、その基準を示した資料を実務運用上のルールとして使用すれば良い。)

例えば、出張旅費規程を例にすると、「宿泊料は実際に宿泊した夜数に応じて別表により支給する。」というような記述がある場合、「宿泊料は実際に宿泊した夜数に応じて、管掌役員の承認を得た基準に基づいて支給する。」とします。

この方法については、下記記事内のテンプレート強調部分でも示しているので、参考にしてみてください。


簡素化できるのであれば、内部統制的に問題が生じない範囲で簡素化した方が良いので、上記方法、是非検討して見て下さい。

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