外注管理規程~テンプレートと作成のポイント~

IPO・バリュエーション

ここでは「外注管理規程」を作成する上でのテンプレートの提示と、作成のポイントについて解説します。
外注、と一口に言っても会社により、取り引きする相手先や状況、実体は全く異なるものです。
会社の実態にあった形に適切にカスタマイズする事が肝要です。

規程テンプレートを活用する上での心構えを紹介します。

  • 自社の実情に沿った形に修正する事
  • 守れないルールは制定しない
  • あるべきに向かって会社と共に規程・ルールを育てていく事が重要
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第1章 総則

(目的)
第1条
本規程は、当社における、社外の業者に当社の業務の一部を委託するに際しての、管理体制や管理方法についての基本事項を定めると共に、外注の合理的活用により、経営効率の向上に資することを目的とする。

(定義)
第2条
本規程において「外注」とは、主として当社の方針及び仕様に基づき、当社の業務の一部又は全部について、社外の業者を利用する事を言う。

(外注の利用基準)
第3条
外注の利用基準は、社内機密に触れる場合等、その委託による効果、リスクを把握した上で、外部に委託することが適当でないものを除き、次のとおりとする。
(1)当社の設備・能力・技術等の不足を補完できる場合
(2)コストの軽減が図れる場合
(3)当社の作業余力がない場合
(4)その他、特別の理由がある場合

(主管部署)
第4条
外注業務の主管部署は各本部・統括部とし、次の業務を必要がある場合には他部門の協力を得て遂行し、外注管理を合理的に行うものとする。
(1)外注先の調査・選定
(2)契約の締結及び発注
(3)外注先の技術指導及び進捗管理
(4)検収作業
(5)その他内部的な調整事項

~作成のポイント~
総則においては、外注を行う事の目的、外注というそのもの定義について、まずは明確にする所からはじまります。
その上で、大枠としての利用基準(ポリシー)を明文化した上で、管掌部署を決めます。
「技術」や「設備」のような単語に関しては、自社の事業に即したものに置き換えていきましょう。
総則に関しては、書き方の好み等はあるでしょうが、会社毎で大きく変わるものでは無いでしょう。

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第2章 外注先の選定

(外注先の選定基準)
第5条
新規外注先の選定においては、次の基準を考慮して行う。
(1)当社の経営方針を理解し、積極的な協力関係が保てる事。
(2)経営基盤・経営内容が安定している事。
(3)品質・納期・価格・サービス等が当社の要求水準に達している事。
(4)反社会的勢力及び団体との関係を遮断し、社会的な信用があること。

~作成のポイント~
外注先選定の基準に関しては、そのポリシーを明文化しましょう。
その外注業務の重要性や経営へのインパクトが大きい場合においては、選定の仕様を細かく明確に定める場合もあります。
ただ、大体の会社においては、そこまでする必要は無いでしょう。
守れない基準は制定しないのが基本です。

(外注先の定期的な見直し)
第6条
既存外注先については、第5条で定める基準を満たしているか、定期的に見直しを行わなければならない。

~作成のポイント~
一度選定すると、見直しを行わないのが大体の企業の実態です。
その意味で、わざわざ規程に起こさなくても、と思わないでもないですが、本質的には定期的な見直しは必要です。
明確にルールとして定め、定期的な見直しを実行していく事は、会社を守る上でも必要な事と認識するのが良いでしょう。

(契約書の作成)
第7条
外注先と取引を行うにあたっては契約書を作成の上締結し、双方で保有しなければならない。

~作成のポイント~
ベンチャー企業ですと、契約書を交わさずに業務を委託している場合は、結構多いものです。
少なくとも外注管理規程を定めるようなステージにあるのなら、契約書を交わさない、という事はあってはならないので、明確に本条項を定めましょう。
会社によっては、細かい契約条項を明文化する場合もありますが、流石にそこまでする必要は無いでしょう。

(外注先の決定)
第8条
外注先の決定にあたっては、原則として複数の見積書を徴収し、単価基準及び予算等を勘案のうえ外注先を選定し、別に定める「決裁権限規程」に基づき決裁を得る。

2 担当部署は常に原価低滅に努め、適正価格をもって発注するよう努めなければならない。

~作成のポイント~
一般的には業者選定においては複数企業で相見積もりを取得した上で、比較検討を行います。
ただ、外注業務の特殊性が高い場合、そもそもとして選定ができない場合もまぁまぁ発生するものです。
そのため、比較検討云々の文言に関しては「原則として」とつけるのが良いでしょう。

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第3章 外注管理

(納期管理)
第9条
担当部署は、各外注先の開発能力・手持作業量等を常に把握し、その工程進捗度を管理するとともに、納期の遅延を防止しなければならない。

2 やむを得ず納期が遅延する場合は、速やかに関係部署と討議のうえ、対策を講じなければならない。

(品質管理)
第10条
担当部署は必要と認めた場合、外注先の品質管理活動について調査し、外注先の管理に努めなければならない。

~作成のポイント~
理由があって業務の外注を行っているわけですので、適切に納期管理・品質管理を行いましょう。
ここの定めは仕事を行う上での基本的な所になりますので、ポイントとしては会社の実態にあった管理内容の概要を書く点にあります。

第4章 検収及び支払

(物品受入)
第10条
担当部署は外注先より現品を納品書とともに受領し、納品書と注文書等をもとに品名・数量・その他の条件が合致しているか否かを照合のうえ、電磁的記録をもって受入をおこなう。

~作成のポイント~
検収も仕事を行う上での基本的な所になります。
委託に当たって契約書を交わす形になり、検収の基準も最終的には契約書に従います。
ここでは、会社として基本とする検収の基準を定める形になります。
なお、旧来は納品書控えに押印し検収完了とする、もしくはそもそも検収というフローが存在しないのが一般的でしたが、現代においてはより効率的な方法があります。
なお、そもそも検収を行わない、というような事は内部統制的にはよろしくないので、外注管理規程を制定するフェーズの企業においては、明確に検収のフローを定め、確実に実行するようにしましょう。

(支払)
第11条
検収修了後の支払事務は、担当部署部門長の支払承認の請求書により経理担当部門において行う。

(支払条件)
第12条
外注代金の支払条件は、契約書に基づいて行うものとするが、下請代金支払遅延防止法の規定に従うものとする。

~作成のポイント~
支払に関しては、大体において経理部門が行いますが、会社の実態にあわせて記載しましょう。
なお、内部統制的には、あくまでも担当部署の責任者が承認した請求書を、経理部門が支払う、というフローが正になります。
直接経理に請求書が行き、担当部署の責任者が承認しない、というような事は無いようにしましょう。
支払条件については、無くても構いません。

第5章 その他

(委託の終了)
第13条
担当部署の部門長は、委託業務が終了した時、委託業者に委託契約に基き貸与したデータ等の返却ならび廃棄等を責任をもって励行させなければならない。

~作成のポイント~
最後、委託業務が終了した後についての定めです。
ここが抜け落ちている会社が多いですし、現実問題として相手先に「破棄してくれ」と言ったところで、あまり機能しないのが現実です。
破棄証明のようなものを取得するのも、基本的には無駄ですので、ルールとして返却・破棄についてフローとして定め、また実行すると共に、そのアクションに対するエビデンスが残っていれば内部統制上は問題ないでしょう。

附則

本規程は2010年●月●日より実施する。

~作成のポイント~
本規程の施行日(改廃があるなら改廃日)を記載します。

以上

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