小口現金取扱要領~テンプレートと作成のポイント~

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ここでは小口現金取扱要領のテンプレートを提示します。
近年は小口現金の取扱を行わない事業者も増えてきていますが、現実問題として、取扱いが必要な場面も発生し得ます。

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第1章 総則

(目的)
第1条
この要領は、当社における小口現金の取扱いに関し、金銭会計を明瞭かつ円滑に行うために必要な事項を定めることを目的とする。

(小口現金の定義)
第2条
この要領において、小口現金とは、経理責任者が業務上必要と認める少額経費を小口現金取扱責任者に対して前渡しする小口の支払いのための現金をいう。

(小口現金の取扱い等)
第3条
経理責任者は、経理担当者の中から小口現金取扱責任者を指名し、本社経理部門およびその他各拠点の小口現金取扱担当者の事務を監督させ、及び必要な処置を行わせることができる。

~作成のポイント~
複数拠点がある場合は、各拠点に小口現金取扱担当者を設置する必要があります。
この各拠点の小口現金取扱担当者が、各拠点における小口現金取扱の責任者となります。
通常は拠点長などが担当します。

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第2章 小口現金設定

(小口現金の設定)
第4条
小口現金の設定を申請する小口現金取扱責任者は、所定の手続により、小口現金の設定・変更・廃止について、経理責任者に申請しなければならない。

2.経理責任者は、小口現金の設定の必要性を認めた場合は、小口現金の限度額を決定し、当該小口現金取扱責任者に前渡をする。

~作成のポイント~
電子稟議システム等を導入している場合は、上記「所定の手続」部分に、その旨の詳細を記入しても良いでしょう。

(小口現金の最高限度額)
第5条
前渡する小口現金の最高限度額は以下を超えない範囲とし、必要最小限を保有するよう努めるものとする。

本社経理部門:50万円
その他各拠点:10万円

~作成のポイント~
現金管理は事故の元なので、必要最小限に加えて、現実的に発生するであろうバッファー額の範囲内に収めましょう。

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第3章 小口現金管理

(小口現金の保管管理)
第6条
小口現金は、その他の金銭と区別して、安全な方法により保管し、及び管理しなければならない。

(小口現金の支払い)
第7条
小口現金による支払は、相手方の領収証書を受領するものとする。

2.小口現金取扱責任者は、現品、その他を提示させる等の方法により、法人が支払うべきでることを確認しなければならない。

3.小口現金による「仮払金」の出納を行う場合は、別に定める仮払申請の手続を経なければならない。

4.小口現金の1回の支払の限度額は「5万円まで」とする。但し、特別な理由がある場合は、経理責任者の判断によるものとする。

~作成のポイント~
通常の経理フローに準じて記載します。
多額の小口現金支払を要する、という事自体が現実的には想定し得ないという事を認識しておきましょう(通常は多額の場合は請求書払いになる)。

(小口現金の記帳及び照合)
第8条
小口現金取扱担当者は、毎日の小口現金出納業務終了後、小口現金の受払を所定の「小口現金出納帳」に記帳し、小口現金の現在高と帳簿残高との照合しなければならない。

2.小口現金納責任者は、前項の照合結果の一致を確認しなければならない。

~作成のポイント~
小口現金管理については、紙での出納長を用意し、そこに精緻に記載するよう求めるのが一般的です。
これを効率化しようと考えるならば、むしろ小口現金を持たない方法を模索する方が良いでしょう。

(小口現金の精算)
第9条
小口現金経理責任者は、毎月末に前条の支払に関する証憑を添付した小口現金出納帳の写しを経理責任者に提出しなければならない。

(小口現金の補充)
第10条
小口現金経理責任者は、必要に応じて小口現金補充に関して経理責任者に申請し、小口現金の補充を行うものとする。

第4章 その他

(小口現金の変更及び廃止)
第11条
小口現金経理責任者は、小口現金の限度額の増減等の変更が必要なとき又は小口現金をおく必要がなくなったときは、小口現金の設定・変更・廃止に関して経理責任者に申請し、その指示を受けなければならない。

2.経理責任者は、小口現金の使用状況に応じ、小口現金の限度額の増減又は廃止について、必要な指示を行うことができる。

~作成のポイント~
統制のため、経理責任者の権限で小口現金の設定・変更・廃止を行えるようにしましょう。

附則

本規程は、YYYY年MM月DD日より実施する。

以上

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