金銭取扱基準~テンプレートと作成のポイント~

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ここでは金銭取扱基準のテンプレートを提示します。
基本的には、現預金に絞って、小口現金等含め、その他の金種を取扱わない様にした方がよくはあります。

小口現金取扱要領については、こちらを参照してください。

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第1章 総則

(目的)
第1条
この基準は、当社における、金銭の出納および保管などに関する取扱手続を定めたものである。

(金銭の範囲)
第2条
この手続において金銭とは、次の各号に掲げるものをいう。

  1. 小口現金:現金
  2. 現金等:手持ちの受入れ小切手、郵便為替証書および振替貯金払出証書その他これに準ずるもの
  3. 預金:金融機関に対する預金および貯金
  4. 手形:約束手形および為替手形
  5. 有価証券:市場性のある株式、公社債等

~作成のポイント~
現在では、小切手、郵便為替証書等、手形等を取扱う事は稀です。
ただ、古くからある中小企業と取引する場合、ごく稀に取り扱わざるを得ない場合もあるので、記載しておく事が考えられます。
「金銭の範囲と指定しているもの以外の金銭等については、経理責任者の指示により適切に処理を行う。」と書いて、諸々の記載を省略する方法も考えられます。

(出納請求権限者)
第3条
金銭出納の請求は、その取引の管掌部門責任者である出納請求権限者がこれを行い、金銭出納の請求に関する一切の責任を負う。

(経理責任者)
第4条
金銭の出納は、経理管掌部門責任者(以下「経理責任者」という。)が行う。

2.経理責任者は、金銭の授受ならびに管理を行うため、経理担当者を定めることができる。

3.経理担当者は、次に定める以外の会計伝票を発行してはならない。ただし、経理責任者が認めた場合は、その限りではない。

  1. 送金手数料、および取立て手数料の支払伝票
  2. 受取手形の取立て、および割引に伴う収納伝票
  3. 支払手形の決済伝票
  4. 旅費伝票など、出納済み伝票を集計した会計伝票
  5. 振込のための伝票を、集計した会計伝票
  6. 小口現金の出納に関する会計伝票

~作成のポイント~
自社で出納が発生するものを指定し、発生し得ないものに関しては記載の省略を行う事も考えられます。

(出納の請求)
第5条
出納の請求は、出納請求権限者が経理責任者に対し、証憑書類が添付された会計伝票により行う。

~作成のポイント~
必ず証憑書類の添付を求めましょう。

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第2章 金銭の収納

(収納手続)
第6条
金銭の収納は、会計伝票に基づき速やかに行う。

2.出納担当部門以外の者が金銭を受領した場合は、遅滞なく、これを出納担当部門に引き渡さなければならない。

(領収証の発行)
第7条
金銭を収納した場合は、所定の様式による領収証を発行し、相手方に交付する。ただし、銀行振込による場合は、領収証の発行を省略することができる。

2.出納請求権限者の依頼により、経理責任者が認めた場合は、あらかじめ領収証を発行することができる。

~作成のポイント~
基本的には銀行振込による支払を、取引相手に求めましょう。

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第3章 金銭の支払い

(支払い手続)
第8条
金銭の支払いは、経理責任者の承認を受けた会計伝票により行う。

~作成のポイント~
近年はクラウド型の会計システムが発達しており、クラウド上での承認により出納を進行させることも可能です。
「印」と書いてしまうと、物理的な紙と印が必要なルールとなってしまうので、自社の業務に照らし合わせて適切な方法を記載しましょう。

(支払い方法)
第9条
金銭の支払いは、銀行振込により行うものとする。ただし、経理責任者が認めた場合は、その限りではない。

(支払い日)
第10条
金銭の支払い日は次のとおりとする。ただし、緊急やむを得ない支払いおよび経理責任者が認めた場合は、その限りではない。

  1. 賃金は、別に定める給与規程による。
  2. 物品購入代その他は、月末締め翌々月10日
  3. 法令、契約または慣習上支払い期日の定めがあるものは、定められた期日

(領収証の徴収)
第11条
金銭を支払ったときは、相手先から領収証を徴収しなければならない。

2.銀行振込による支払いは、銀行の振込金受領証により領収証に代えることができる。

3.経理責任者が領収証徴収不能と認めた場合は、出納請求権限者の支払い証明書により領収証に代えることができる。

~作成のポイント~
経理実務上、基本的には銀行振込以外の手段で支払う事が無いとは思いますが、仮に銀行振込以外の手段で支払う場合、先方から領収証を受領するようにしましょう。

第4章 小口現金

(小口現金の設定)
第12条
前渡し制による小口現金制度は、経理責任者の承認の上設定することができる。

(小口現金の運用および管理)
第13条
小口現金制度の運用および管理については、別に定める「小口現金取扱要領」の記載に従う。

(小口現金の保管)
第14条
経理責任者および経理担当者は、現金の保管を厳正に行い、現金在中の手提げ金庫は、出納時間外は所定の金庫に格納する。

(小口現金の照合)
第15条
経理担当者は、当日の出納終了後現金を実査し、現金伝票による勘定残高と照査確認の上、経理責任者の承認の押印を受ける。

~作成のポイント~
小口現金は、取り扱わないで済むのなら、そもそも設定しない方が良いです。
設定する場合は、上記の通り記載しつつ、別に「小口現金取扱要領」をルール化するのが良いでしょう。

第5章 保管および照合

(印鑑の保管)
第16条
金銭領収の印鑑および銀行取引の印鑑は、経理責任者が保管する。

(預金通帳、預金証書などの保管)
第17条
経理責任者および経理担当者は、次に定めるところの保管を行う。

  1. 各種預金通帳および預金証書の保管は、現金の保管に準ずる。
  2. 使用済みの各種預金通帳は、とじ合わせて保存する。

~作成のポイント~
現金が存在しない場合は、現金の保管で記載した内容をこちらに記載します。

(預金の照合)
第18条
経理担当者は、毎月末に預金の補助簿と金融機関の残高とを照合する。

2.経理責任者は、四半期決算毎に該当月末現在の預金残高証明書を金融機関から徴収し、補助簿と照合する。

~作成のポイント~
この規程を制定する程のフェーズにある企業では、(準備含め)四半期決算を行っている場合が多いでしょう。
四半期毎に残高証明を取得し、適切な経理処理と監査対応が行えるようにしましょう。

(受取手形の照合)
第19条
経理担当者は、毎月末に受取手形の現物残高と補助簿とを照合する。

~作成のポイント~
受取手形は存在するだけで面倒なので、そもそも取り扱わないのがベストです。

(領収証用紙の保管)
第20条
領収証用紙の保管は、現金の保管に準ずる。

2.使用済み領収証控および書損じまたは取消しの領収証の処理は、それぞれ小切手および手形の処理に準ずる。

第6章 その他

(事故措置)
第21条
経理責任者は、現金の過不足、受取手形および小切手の不渡りが発生した場合は、遅滞なく適切な措置を講ずるとともに、経理業務管掌取締役に報告して、その指示を受けなければならない。

(出納時間)
第22条
経理責任者は、就業時間の範囲内で出納時間を定めることができる。ただし、経理責任者が必要と認めた場合は、出納時間外であっても出納の取扱いを行うことができる。

附則

本規程は、YYYY年MM月DD日より実施する。

以上

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