施設入退室管理規程~テンプレートと作成のポイント~

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ここでは役職員や外部の方が会社施設に入退室する際の規程について、テンプレートを提示します。
基本的には古典的な記載内容としていますが、近年はデジタル管理や電子的手段の外付け対応が可能なサービスが増えているので、管理方法に併せて記載内容をカスタマイズするのが良いでしょう。

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第1章 総則

(目 的)
第1条
本規程は、当社における本社施設および各拠点のうち、業務エリア以上への入退室管理について必要な事項を定め、もって、機密保護および安全の確保を図ることを目的とする。

(社員の入退手続)
第2条
当社の役員、従業者等の役職員は、社員証を着用のうえ施設に入館するものとし、施設内にあっては常時着用しなければならない。

~作成のポイント~
一般的には社員証を着用し、誰がどの身分の者なのかを明確にするようルール化している会社が多いです。
一方、近年は社員証自体もセキュリティ・リスクがある(外出時にどこの誰かが判別しやすくなる)という事で、廃止している企業も増えています。

(外部協力者の入退手続)
第3条
施設内で勤務する他社の従業員(以下「外部協力者」という。)は、入館許可証を着用のうえ施設に入館するものとし、施設内にあっては常時着用しなければならない。

~作成のポイント~
役職員に社員証着用を義務付けている会社の場合は、外部協力者(加えて下記訪問者)にも、入館証等の着用をお願いする場合が一般的です。
なお、外部協力者の場合、継続して入館する場合、入館証自体を貸与する事も考えられ、その場合はその旨の記載も検討する必要があるでしょう。

(訪問者の入退手続)
第4条
役職員および外部協力者以外の訪問者(以下「訪問者」という。)については、身元・用件・入退室時間を「施設入退管理台帳」に記入し識別証を着用させ、退館時に識別証を回収しなければならない。

2.「施設入退管理台帳」には、次の項目を記載しなければならない。

  • 日付
  • 入退館時刻
  • 訪問者、会社名、氏名
  • 被訪問者
  • 訪問の目的、用件
  • 識別証番号

3.総務部門は、「施設入退管理台帳」の記録状況を月1回定期的に確認する。

~作成のポイント~
近年は電子入退室管理システムが安く普及しているので、台帳記入をお願いしない場合も多いです。
この場合は、「所定の入退室管理システムにて、訪問先等の情報を記入させなければならない。」というような記載になります。

(識別証の発行・管理)
第5条
社員証および識別証の発行・管理は、総務部門が行うものとする。

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第2章 施設管理

(施設の出入口)
第6条
施設の出入口については、出入口施錠設備の設置による入室の制限、又は、受付の常設による入室者の確認をする。

(鍵の管理)
第7条
施設の出入口の鍵は定めた場所に保管し、鍵の管理は予め定められた特定者が行わなければならない。

(開錠および施錠の記録)
第8条
施設の出入口の開錠・施錠の時間および開錠者・施錠者の氏名を所定の「施設出入口開錠・施錠記録簿」に記録しなければならない。ただし、1日24時間常駐の警備員が配備される施設についてはこの限りでない。

2.総務部門は、「施設出入口開錠・施錠記録簿」の記録状況を月1回定期的に確認する。

~作成のポイント~
近年は電子施錠を外付けできるサービスも増えているので、そのようなサービスを利用し、そもそもとして開錠・施錠記録をとらなくても済む(自動で記録される)ような方法を検討する方が良いでしょう。
管理しなければいけない項目は、可能な限り減らす方が、結果としてセキュリティを高めるものです。

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第3章 その他

(夜間および休日の入退館)
第9条
夜間および休日の入退館については、役職員および外部協力者であっても、入退館者名を事前に所属長に届けなければならない。

(不審者の取扱い)
第10条
役職員、外部協力者および識別証を着用した者以外の施設への入館を原則として認めない。ただし、特別の事情があり会社が認めた者については、社員が同伴することを条件に入館を認めるものとする。

2.役職員は、施設内に不審者を発見した場合、速やかに当該不審者の身元を確認するものとする。

3.役職員は、不審者の身元を確認できない場合、不審者の持ち込み物品および持ち出し物品を確認の上、速やかに当該不審者を施設から退館させなければならない。

(特定の室の入退室管理)
第11条
施設内でセキュリティを確保するため特別に用意された室がある場合、会社は入室者を特定するものとし、特定された入室者以外の入室を認めないものとする。

2.特別に用意された室へ入室する場合、入室者の氏名および入退室の時間を台帳などに記録しなければならない。

~作成のポイント~
サーバー・ルームや、重要会議を行う特別な会議エリア、機密情報を取扱う特別な執務エリアなどがある場合、それを対象として特定の室の入退室管理を行うのが一般的です。
監視カメラなどを設置し、入退室の日時が自動的に記録されるようにする事も考えられます。

(入退室管理システム)
第12条
入退管理システムは、総務部門の予め定められた特定者が当該システムの操作および保守の管理を行うものとする。

(改 廃)
第13条
本規程の改廃は、取締役会決議による。

附則

本規程は、YYYY年MM月DD日より実施する。

以上

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