内部監査規程~テンプレートと作成のポイント~

IPO・バリュエーション

ここでは内部監査規程のテンプレートを提示します。
内部監査はIPO進行を行う上で、避けて通ることができないプロセスです。
基本的に内部監査のプロセスは、どこの会社も同一なので、監査の範囲や何を重視するか?以外、あまりカスタマイズするポイントは無いでしょう。

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第1章 総則

(目的)
第1条
本規程は、当社における内部監査に関する基本的事項を定め、内部監査の運営を円滑に行うとともに、経営の合理化・効率化および業務の適正な遂行を図ることを目的とする。

(監査の対象)
第2条
内部監査(以下、「監査」という)は目的達成のために必要とする事項に関し、会社業務の全般にわたって行うものとする。

2.関係会社の監査を行う場合には本規程を準用する。

(監査の種類)
第3条
監査の区分とその対象は、次のとおりとする。

(1) 会計監査
会計監査は、連結計算書類・計算書類等およびその他の附属諸表の記載内容と記録計算が、経理諸規程に準拠して適正に行われているか否かを判断する。

(2) 業務監査
業務監査は、会計・財務・購買・在庫・販売・人事・設備等の業務および制度(ガバナンス・規程・権限・業務分掌)の運用状況が、経営の経済性を発揮する上でまた法令、会社諸規程に準拠して適正かつ妥当であるか否かを吟味するとともに、計数的に把握しうる経営活動の成果について、効率増進の観点からその経済性を検討する。

(監査組織および監査責任者)
第4条
監査に関する業務は、内部監査管掌部門がこれを担当する。

2.監査責任者は、代表取締役が指名する内部監査管掌部門責任者がその任にあたる。

3.監査責任者は、必要に応じ監査担当者を代表取締役へ起案することができる。

~作成のポイント~
内部監査室を明確に設置しているのならば良いのですが、IPO進行フェーズのベンチャー企業ですと、経営企画部門等が兼任している場合があります。
そのため、担当する部門の書き方として「内部監査管掌部門」と記載し、業務分掌規程等で、その役割を参照する形の方がメンテナンスが楽になります。

(監査責任者および監査担当者の任務)
第5条
内部監査管掌部門責任者は代表取締役の命を受け、監査を統括し、監査担当者の役割を定める。

2.監査担当者は、内部監査管掌部門責任者の命を受け、監査を実施する。

(監査の区分および時期)
第6条
監査は、定期監査と臨時監査とに区分して行う。

2.定期監査は、原則として、あらかじめ定められた監査計画に基づき継続的に行う監査をいう。

3.臨時監査は、代表取締役から特に命ぜられた事項等、不定期に行う監査をいう。

(監査の方法)
第7条
監査は、質問・書面もしくは実地監査、またはこれらの併用によって行う。

(監査責任者および監査担当者の権限)
第8条
監査責任者および監査担当者の権限は、次のとおりとする。

(1) 監査責任者および監査担当者は、被監査部門の関係者に対し、帳票および諸資料の提出、または事実の説明その他監査実施上必要な要求を行うことができる。

(2) 監査責任者および監査担当者は、必要により被監査部門の関係者以外の関係者に対し、実査・立会・確認および報告を求めることができる。

(3) 前二号の要求を受けた者は、正当な理由なくしてこれを拒否し、または虚偽の回答をしてはならない。

(4) 監査責任者および監査担当者は、監査の遂行上必要と認めた場合に限り、経営活動に関する会議への出席または議事録の閲覧を求めることができる。

(監査責任者および監査担当者の責任)
第9条
監査責任者および監査担当者は、次の事項を遵守しなければならない。

(1) 常に会社利益の増進を図ることを主眼とし、あらゆる観点から事実を客観的に調査・検討し、その評定にあたっては公正不偏の態度で臨まなければならない。

(2) 不正、誤謬の摘発にあたるだけでなく、問題解決の改善策を提案するよう心がけなければならない。

(3) 職務の遂行上知り得た会社の機密を、上司ならびに監査関係者以外に漏洩してはならない。

(4) 被監査部門に対し、直接、指揮・命令をしてはならない。

(5) 監査の実施および調書や報告書の作成については、監査責任者および監査担当者としての正当な注意をもって行わなければならない。

(他の監査機関との調整)
第10条
監査役監査および会計監査人監査との重複を避け、監査情報を交換するために、内部監査管掌部門は随時、監査役または会計監査人と連絡・調整を行う。

~作成のポイント~
規程内では、内部監査の範囲は、一般的な内部監査部門が行うものとしつつ、実務レベルでは三様監査の場を設け、可能な限り重複を避けるのが良いでしょう。
こう言ってはなんですが、内部監査は決して売上を生むものでは無いので、重要性の高い所にフォーカスしてミニマムで進行できるようにするのが良いです。

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第2章 アシュアランス活動

(監査計画)
第11条
内部監査管掌部門責任者は、各事業年度開始に先立って「監査計画書」を作成し、代表取締役の承認を得なければならない。

2.監査責任者および監査担当者は、この監査計画に基づいて、時期を失することなく、秩序整然と監査を実施しなければならない。

3.監査担当者は、監査の実施に先立ち、関係資料を参照して、調査項目に関する問題点およびその手続の検討を行うものとする。

(監査計画書の記載事項)
第12条
監査計画書には、次の各号の事項を記載するものとする。

  • 監査の目的
  • 監査実施期間
  • 監査の方法
  • 監査体制
  • 被監査部門名
  • 監査方針
  • 監査内容
  • 監査日程
  • その他必要な事項

(監査の通知)
第13条
監査は、原則として、「監査実施計画書」を被監査部門の部門長にあらかじめ通知して行うものとする。

(被監査部門との連係)
第14条
監査の担当者は、各部門が自己管理のために行う監査と密接な連係を保ち、監査を効率的に行うものとする。

(監査調書の作成)
第15条
監査担当者は、実施した監査の方法・内容および結果等について、詳細な監査調書を作成しなければならない。

2.監査調書の作成は、正確、明瞭かつ具体的に記載しなければならない。

(監査結果に基づく意見交換)
第16条
監査担当者は、監査実施の結果に基づく説明および問題点等確認のため、被監査部門との意見交換を行う。

(監査報告書の作成)
第17条
監査責任者は監査終了後、監査調書その他の合理的証拠に基づき、原則として2週間以内に「監査報告書」を作成し、代表取締役に提出しなければならない。

2.被監査部門長への監査報告書の交付は、代表取締役の承認を得た上でこれを行なう。

(監査報告書の記載事項)
第18条
監査報告書には、次の事項を記載する。

  • 監査の種類
  • 監査実施期間
  • 監査日程
  • 監査の方法
  • 監査担当者の氏名
  • 被監査部門名
  • 監査実施結果の概要および講評
  • 監査の結果についての意見および勧告事項(改善案を含む。)
  • その他、参考事項
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第3章 コンサルティング活動

(改善指示)
第19条
監査責任者は、改善事項のある部門へは、代表取締役の承認を得たうえで代表取締役名による「改善指示書」を交付する。

(勧告に対する措置)
第20条
監査報告書で改善勧告等がある場合、これを受理した被監査部門長は、改善実施の計画、実施する場合の内容・期限等を付して、「是正処置報告書」を作成し、すみやかに内部監査管掌部門責任者に提出するものとする。

2.監査室長は前項の「是正処置報告書」をとりまとめ、代表取締役に報告する。

(改善処置状況の確認と報告)
第21条
内部監査管掌部門責任者は、指摘、助言、改善提案事項等の措置・実行状況につき適宜、調査・確認を行うものとする。

2.前項による確認結果については、適宜とりまとめ、代表取締役に報告する。

第4章 その他

(監査関連書類の整理・保管)
第22条 監査関連書類は、各種報告時に電磁的記録により保管する。

~作成のポイント~
実務面のポイントになりますが、近年は電子稟議システムが普及しており、代表取締役報告も電子稟議システム上で行うと、報告・承認・保管をまとめて行う事が可能になります。

(規程の改廃)
第23条 本規程の改廃は、取締役会の決議による。

附則

本規程は、YYYY年MM月DD日より実施する。

以上

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