債権管理規程(要領)~テンプレートと作成のポイント~

IPO・バリュエーション

ここでは債権管理規程(要領)のテンプレートを提示します。
債権管理も重要な業務なのですが、ベンチャー企業では意外に疎かにされがちです。
債権管理で大事なのは、どこの部門が何を具体的に担当するのか、です。

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第1章 総則

(目的)
第1条
この要領は、当社における債権管理について定め、債権の迅速かつ確実な回収を行い、貸倒リスクの最小化を図ることを目的とする。

(定義)
第2条
この基準における定義は、次のとおりとする。

(1)「営業債権」とは、売掛金をいう。

(2)「その他の債権」とは、未収入金、立替金、敷金、差入保証金、貸付金(短期・長期)、破産更生債権等をいう。

~作成のポイント~
自社の貸借対照表に記帳されている債権について整理・分類の上、記載しましょう。

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第2章 営業債権管理

(売掛金管理)
第3条
経理責任者は、売掛金の状況について年齢表等の補助簿を作成し、請求先別に記録、整理して、常にその滞留期間および残高を明瞭にする。

~作成のポイント~
部門指定をするとメンテナンスが大変になるので、「経理責任者」というような記載が良いです。
なお、作成する補助簿については、自社の事業に照らし合わせて、適切な帳票を指定しましょう。
年齢表は会計監査でも求められることが一般的なので、年齢表で良いとは思います。

(売掛金の回収)
第4条
売掛金の回収は、原則として当社指定の銀行口座への振込みとする。

2.営業部門管掌責任者は、経理責任者が作成した売掛金管理表等により売掛金残高を確認し、遅滞なく回収に努める。

~作成のポイント~
部門指定をするとメンテナンスが大変になるので、「営業部門管掌責任者」というような記載が良いです。

(領収証の発行)
第5条
債権の回収に当たって所定の領収証を発行する。ただし、銀行振込による場合は省略することができる。

(売掛金の消込)
第6条
債権管理管掌部門は、入金額と売掛金管理表等を照合して消込を行う。

2.債権管理管掌部門は、月次締め処理後、売掛金管理表を営業部門管掌責任者に送付し、残高の確認を行う。

(回収遅延)
第7条
営業部門管掌責任者は、所定の回収期日に入金がなかった場合、その原因を究明し、結果を経理責任者に報告する。

2.営業部門管掌責任者は、回収遅延の報告を受けた場合、自ら催促に当たると共に、注文書、請求書等の営業関連帳票を確認し、不良債権発生のおそれがないかを慎重に検討する。同時に、不測の事態を回避するために次の事項を行う。

(1)債権残高の確認

(2)支払日の確認

3.営業部門管掌責任者は、3ヶ月の回収遅延があった債権について自ら催促に当たると共に営業の継続性を判断し、取引の停止等を検討する。ただし、第18条及び第19条に該当する場合はこの限りではない。

(長期滞留売掛金)
第8条
当初回収予定月より1ヶ月を経過した売掛金は、営業部門管掌責任者が稟議決裁を受け、滞留の理由と今後の回収計画について、前条第2項に従い所定の対応をする。

2.理由の如何を問わず、売上日から1年を経過して回収できない売掛金は、長期未収入金に振替え、経理責任者が個別管理を行う。

3.営業部門管掌責任者は、長期未収入金に振替えられた債権について、特別な事情が無い限り、理由の如何無く、取引の停止等を行う。ただし、第18条及び第19条に該当する場合はこの限りではない。

~作成のポイント~
第3条から第8条は、どこの部門が何を管掌しているのか、で記載が大きく変わります。
上記は、経理部門は売掛金等管理表の作成、経理部門とは別に債権管理(リスク管理)を行う部門があり入金消込等を担当、そして営業部門が督促や回収対応を行うフォーメーションの場合の記載例です。
より小さな企業の場合や、営業部門が営業特化を行っている場合、営業部門をカバーする営業企画部門などが別にある場合等では、この辺りの管掌部門をカスタマイズする形になります。

総則の所で、どこの部門が何を担当するのかの定義を行い整理する方法も考えられます。

(貸倒の処理)
第9条
経理責任者は、取引先が倒産、行方不明その他の事由により売掛金の回収が不可能となった場合、取引を停止した日以後3ヶ月を経過した場合は、貸倒損失処理の検討を行い、貸倒損失処理が必要な場合には稟議決裁を受け、貸倒損失の会計処理を行う。

2.会計監査人(会計監査人を指定していない場合は監査法人)から指摘を受けている場合にも、貸倒損失処理の検討を行い、貸倒損失処理が必要な場合には稟議決裁を受け、貸倒損失の会計処理を行う。

~作成のポイント~
監査法人から指摘を受けている場合、IPOを目指すのであれば、抗う方法は基本的にはありません。
その点について触れた規程にしておくことが考えられます。

(取引条件の遵守、変更)
第10条
取引先との契約に基づく取引条件は厳正に守る。

2.営業部門管掌責任者は、取引先より取引条件変更の申請があった場合、稟議決裁を得てから応諾する。

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第3章 その他の債権管理

(その他債権の管理)
第11条
経理責任者は、債権ごとに補助簿を作成し、請求先別に記録、整理して、常にその残高を明瞭にする。

2.各債権の部署責任者は、請求管理台帳を作成し、常にその残高を明瞭にする。

(債権の回収)
第12条
債権の回収は原則として当社指定の銀行口座への振込みとする。

(債権の消込)
第13条
債権管理管掌部門は、入金額と請求資料等を照合して消込を行う。

2.債権管理管掌部門は、月次締め処理後、各残高一覧表を部署責任者に送付し、残高の照合を行う。

(回収遅延)
第14条
各債権の部署責任者は、回収遅延が発生した場合には、その原因を究明し、自ら催促に当たる。

2.理由の如何を問わず、債権の計上日から1年を経過して回収できない債権は、長期未収入金に振替え、経理責任者が個別管理を行う。

(貸倒の処理)
第15条
各債権の部署責任者は、債務者が破産、行方不明その他の事由により債権の回収が不可能となった場合、または最後の請求をした時以後3ヶ月を経過した場合、貸倒損失処理の検討を行い、貸倒損失処理が必要な場合には稟議決裁を受け、貸倒損失の会計処理を行う。

2.会計監査人(会計監査人を指定していない場合は監査法人)から指摘を受けている場合にも、貸倒損失処理の検討を行い、貸倒損失処理が必要な場合には稟議決裁を受け、貸倒損失の会計処理を行う。

第4章 整理情報等

(整理情報の入手)
第16条
債権管理管掌部門責任者は、債務者が予定している整理の方法(会社更生法・民事再生法による整理、倒産、特別清算等)について、その情報の収集に努める。

(報告義務)
第17条
債権管理管掌部門責任者は、債務者の整理情報を入手した場合、ただちに経理責任者に報告し、その対応策を講じる。

(会社更生法による場合)
第18条
債権管理管掌部門責任者は、債務者が会社更生法の適用を受ける場合、裁判所に債権を届け出た上で、債権者集会で可決された更生計画に従って弁済を受ける。

2.届け出た債権は、経理責任者がその責任の元、破産更生債権に振替え、個別管理を行う。

(民事再生法による場合)
第19条
債権管理管掌部門責任者は、債務者が民事再生法の適用を受ける場合、更生債務者(管財人が選任されている時は管財人)に対し債権の支払を求め、弁済を受ける。

2.当該債務者に対する債権は、経理責任者がその責任の元、破産更生債権に振替え、個別管理を行う。

第5章 その他

(規程の改廃)
第20条 この規程の改廃は、取締役会の決議による。

附則

本規程は、YYYY年MM月DD日より実施する。

以上

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