購買管理規程(汎用)~テンプレートと作成のポイント~

IPO・バリュエーション

ここでは汎用的な購買管理規程のテンプレートを提示します。
概ねどの企業においても取られているであろう購買管理の方法が記載されています。
購買業務の重要性に応じて、記載の粒度を細かくすることを検討すると良いでしょう。

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第1章 総則

(目的)
第1条
本規程は、購買業務に関する基準を定めるもので、この運営に基づいて当会社の経済効果と経営効率の向上に資することを目的とする。

(適用範囲)
第2条
本規程で定める購買業務とは、当会社の経営活動において必要とする材料、商品、工具器具備品、消耗品等(以下「物品」という)の購入、ならびに役務の提供を受けることを目的とする外注業務の発注をいう。

~作成のポイント~
外注業務については、例えば「制作外注管理規程」のような別の規程に従う場合もあります。
会社の実情等にあわせて規程を整備していきましょう。

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第2章 購買先の選定手順

(購買先の選定)
第3条
新規取引先の選定においては、次の基準を考慮し、契約締結や購買の実施にあたっては、別に定める「決裁権限規程」に従って決裁を受けて行うものとする。

(1)当会社の経営方針を理解し、積極的な協力取引関係が保てること。
(2)経営基盤・経営内容が安定し、社会的に信用があること。
(3)品質、納期、価格、サービス等が当会社の要求水準に達していること。

~作成のポイント~
購買業務の重要性が高い場合には、購買先の選定基準、管理項目を詳細に定める場合があります。
ただ、現実的にそれがどこまで必須性を持つのかはよく検討した方が良いでしょう。

(基本契約)
第4条
継続的な取引が見込まれる場合は、「売買基本契約書」のような取引の基本的条件を示した契約書を締結するものとする。

(相見積の取得)
第5条
購買にあたっては、各部署の購入者は、原則として、複数の見積先より見積書を徴収したうえで、適正な価格での購買に努めなければならない。ただし、以下各号に該当する場合は相見積の取得を省略することができる。

(1)長期間の取引実績があり独創性のある購買品で、価格等のみの比較が合理的でない場合
(2)品質、技術等により、競争見積が困難な場合
(3)緊急を要する物品の購入が発生した場合

~作成のポイント~
同じく購買業務の重要性が高い場合には、相見積もりの方法について詳細に定める場合があります。

(取引先の信用調査)
第6条
新規に取引先と取引を開始する場合は、取引先の企業情報を、別に定める「与信管理規程」、「反社会的勢力対応規程」および関連する諸規程・基準に従い、インターネット等を利用して取引先の実在性の確認をはじめ、信用調査を実施するものとする。

~作成のポイント~
IPO進行フェーズの企業において、与信管理、反社チェックの体制は必須です。
本規程内に詳細を盛り込む必要は無く、別に規程を整備しましょう。

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第3章 納期管理

~作成のポイント~
第3章 納期管理、そして第4章 検収および支払についても、購買業務の重要性が高い場合には、各項目について詳細に定める場合があります。

(納期管理)
第7条
各部署の購入者は、発注品の納期について常に把握し適正な納期確保に努めなければならない。

(納期の変更)
第8条
各部署の購入者は、納期に変更が生じた場合には、当該購買に関わる関係者へ速やかに連絡し、業務遂行に支障をきたさないよう対応しなければならない。

第4章 検収および支払

(検収)
第9条
納入された物品については、原則として購入を行った各部署において受入検査を実施する。

(返品)
第10条
不良品等を発見した場合は、速やかに購買先に返却する。

(支払事務)
第11条
検収終了後の支払事務は、購買を行った各部署責任者の承認を得た請求書等に基づいて、経理管掌部門がこれを行う。

(支払条件)
第12条
購買代金の支払条件は、契約書、利用規約等に基づく。

第5章 その他

(記載事項の修正)
第13条
各部署の購入者は、証憑となる帳票等を修正するときは、明確に訂正して各部署責任者の承認を受け、いかなる理由があってもこれら証憑、帳票を任意に書き替えてはならない。

附則

本規程は、YYYY年MM月DD日より実施する。

以上

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