リース物件管理規程~テンプレートと作成のポイント~

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ここではリース物件管理規程に関して、テンプレートを提示します。
必須の規程では無いですが、リースを多用し、重要性が高い場合は制定する事を検討した方が良いでしょう。

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第1章 総則

(目的)
第1条
この規程は、業務に必要な物品購入について、リース採用に関する基準を定め、リース物件について一元的な管理をはかることを目的とする。

(管理の主管)
第2条
この規程に定める主管部門は財務管掌部門とする。

~作成のポイント~
主観部門は具体の名称でなく、管掌部門名を指定するとメンテナンスが容易になります。

なお、財務関連の部門が担当するのが大体の会社において、一番良いはずです。

(管理・保全)
第3条
リース物件の現物管理は、その所在の部署の責任者が管理責任者として、その任にあたる。

2.リース物件の現物管理責任者は、リース物件の管理保全に留意し、物理的能力及び耐用年数の維持に努めなければならない。

~作成のポイント~
リース契約まわりの管理者とは別に、現地で実際にリース物件を使用する部署毎に責任者を設置するのが良いでしょう。
これは通常の固定資産と同じ考え方です。

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第2章 リースの採用

(リース採用基準)
第4条
リースを採用する場合は、次の条件に適合するときとする。

  1. 高額なものであって機能の変化が著しいもの
  2. 業者の販売条件がリースである場合
  3. その他必要と認められたもの

~作成のポイント~
自社でリースを適用させる物件の基準を規定します。
あまり細かくし過ぎず、大枠の方針を記載するのが良いでしょう。

(リース期間の設定)
第5条
リース期間の設定は財務管掌部門が行うものとする。期間の設定は、リース会社が提示する期間を最高限度とし、機能および利用効率等を考慮し適切な期間を設定しなければならない。

~作成のポイント~
リース期間によって、料率が変わってきますので、投資計画等含め、リース期間の設定を財務関連の部門が行うのが良いでしょう。

(リース採用の申請・決裁)
第6条
リース採用の申請は、財務管掌部門がこれを行い、別に定める「決裁権限規程」に基づき所定の決裁を受けなければならない。

~作成のポイント~
リース契約はファイナンス系の契約になりますので、融資関連の権限と紐づけるのが良いと考えられます。

(リース採用手続)
第7条
リースの採用は前条による決裁を得たのち、財務管掌部門で適正なリース業者を選定することとする。

2.リース物件については、財務管掌部門でリース契約を締結することとする。リース契約の締結にあたっては、次の事項について妥当な条件を得るよう折衝を行わなければならない。

  1. リース料率
  2. リース期間
  3. 再リースの条件
  4. 途中解約条件
  5. 撤去の条件
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第3章 リースの管理

(リース料支払の管理)
第8条
リース料の支払については、財務管掌部門が管理することとする。

(リース物件の管理)
第9条
リース物件は、財務管掌部門において管理台帳を作成し、管理することとする。

(リース物件の移動)
第10条
リース物件は原則として移動してはならない。万一移動の必要が生じたときは、当該リース物件の管理責任者は、事前に財務管掌部門に届け出なければならない。

2.物件の移動は、財務管掌部門でリース会社の許可を得たうえで行うものとする。

~作成のポイント~
物件はリース会社の所有物となりますので、どこに当該固定資産を設置しているのか、リース会社と共有する必要があります。
なぁなぁになっている会社も多いのが世の中の実態ではありますが。。。

(事故の処置)
第11条
万一、損傷、紛失等物件に事故が生じたときは、当該リース物件の管理責任者は、直ちに書面をもってその経過・状況を財務管掌部門に届け出なければならない。

2.財務管掌部門は、事故の状況を速やかにリース会社に連絡するとともに、適切な措置を講じなければならない。ただし、紛失盗難等の場合は所轄の警察署に届け出て、「届出証明書」を取得しなければならない。

~作成のポイント~
取り組むリースの内容によっては、各種保険等含め、トラブルをカバーする条件が含まれている場合があります。
リース管理の管掌部門は、それらの条件の把握も含め、何かトラブルが起きたらリース会社と連携できるようにしましょう。

第4章 リースの終了

(再リースの基準)
第12条
リース期間の満了後、再リースを採用するときは、次の条件によるものとする。

  1. リース期間が満了しても充分機能を有し、継続使用が可能なもの
  2. 再リースの期間中において維持費用の負担がかからない状態であるもの

(途中解約)
第13条
原則としてリース契約の途中解約はできないものとする。ただし、やむを得ず途中解約の必要が生じたときは、当該リース物件の管理責任者は財務管掌部門にその理由を申請しなければならない。

2.前項の申請があったときは、財務管掌部門はリース会社と途中解約の条件について折衝を行い、必要な決裁を得ることとする。

~作成のポイント~
リースは、やめたくなったら、はいやめます、とはいかない契約です。
解約料が残債務+αかかりますので、必ず然るべき決裁ルートを通るようにしましょう。

(リース期間満了時の支払の確認)
第14条
リース期間満了に伴い、リース契約を解約するときは、財務管掌部門は支払終了の確認を行うものとする。

(リース物件の撤去)
第15条
リース契約の終了にともないリース物件を撤去するときは、財務管掌部門とリース会社が協議を行い、撤去の日時・方法を定め関係部門に連絡するものとする。

第5章 その他

(規程の改廃)
第16条
本規程の改訂及び廃止は、取締役会の決議による。

附則

本規程は、YYYY年MM月DD日より実施する。

以上

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