文書管理規程~テンプレートと作成のポイント~

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ここでは文書管理規程のテンプレートを提示します。
会社で保管する文書は、税務対応(税務調査における書類提示)と、何かしらの訴訟案件に巻き込まれた際の証拠としての利用があります。
「万が一」的性格も有り、今のご時世、どこまで本質的に必要なのかは微妙な事も多いですが、法定保存期間に応じて管理するのがベターでしょう。

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第1章 総則

(目的)
第1条
本規程は、当社における文書の管理に関して必要な事項を定め、もって文書に関する業務の正確化と円滑化を図るとともに、文書の取扱いに起因するリスクの防止に寄与することを目的とする。

(定義)
第2条
本規程において、各用語の定義は次の各号に定めるところによる。

  • 「文書」とは、会社の業務上の必要に応じて作成、収集、参照し、または他に提出されるすべての書類・図面・写真・磁気媒体・その他電磁的記録等をいう。
  • 「情報文書」とは、文書のうち、特にその内容を他に漏洩してはならないものをいう。
  • 「文書管理業務」とは、文書の作成、整理、保管、保存および廃棄その他文書の取扱いに関する業務をいう。
  • 「保存」とは、法令に基づき、または業務上の重要性に鑑み、文書を期間保有することをいう。
  • 「保管」とは、所管部で使用されている文書を格納し、管理している状態をいう。
  • 「所管部」とは、当社の部・室・事業部・支社・支店などをいう。

(私有禁止)
第3条
文書はすべて当社に帰属するものとし、私有してはならない。

(機密の保持)
第4条
当社の役職員は、文書管理業務を通じて業務上知り得た企業秘密およびこれに準ずる重要な情報を他に漏洩してはならない。

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第2章 文書管理の組織

(文書管理組織)
第5条
当社における文書管理を統括するため、文書管理統括部門(以下「統括部」という。)をおくものとし、総務部門がこれにあたる。

2.各所管部における文書管理の適切な実施を図るため、文書管理責任者(以下「管理責任者」という。)をおくものとし、当該所管部の責任者がこれにあたる。

3.各所管部の管理責任者を補佐する者として文書管理担当者(以下「管理担当者」という。)をお くことができ、管理責任者の指名する者がこれにあたる。

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第3章 文書の取扱い

(文書の引継ぎ)
第6条
組織の変更等によって、文書を他の部署に引継ぐ場合においては、管理責任者は、機密保持などに十分注意し、文書引継をしなければならない。

(情報文書の使用)
第7条
情報文書を使用する場合は、原則として保管場所又は執務場所において使用しなければならない。持ち出して使用する場合は、第8条の定めによる。

(情報文書の携行)
第8条
情報文書を携行することは、原則禁止する。ただし、業務上やむを得ず携行する場合は必要最小限のもののみとし、管理責任者の厳正な管理下で取扱うものとする。

~作成のポイント~
日本における情報漏洩の過半数以上が、悪意の有無問わず内部要因です。
書類の持ち出しについては、明確にルールを定め、管理するようにしましょう。
現代はデジタル化が進んでいますので、この悩みもだいぶ解消されてきているようには感じます。

第4章 文書の整理・保管

(文書の整理)
第9条
文書は、常にその内容に応じた適切な方法により、ファイリングの上整理するとともに、処理済のものと処理未了のものの区別を明らかにしておかなければならない。

~作成のポイント~
ファイリング用のバインダー代だけでも、それなりの消耗品費がかかります。
重要性の低い書類に関しては、バインダーからビニール袋に移す、という方法も考えられます。

(文書の保管)
第10条
文書の保管は、管理責任者が行う。

(文書の保管場所)
第11条
保管文書は、各所管部の事務室のキャビネット及び電磁的記録媒体等(ファイルサーバ等)に保管する。ただし、書面による情報文書その他の重要な文書は、施錠できる金属性キャビネット等に保管するものとする。

2.書庫、キャビネット等の鍵の管理については、管理担当者を明確にするとともに、管理担当者は、当該鍵を厳重に管理する。

(文書の保管期間)
第12条
文書の保管期間は、所管部の定める期間とする。ただし、所管部の定めた保管期間に満たない保管文書であっても、それ以上の保管を要しないものは、所管部の長の判断および責任に基づき速やかに廃棄する。

~作成のポイント~
以下「第5章 文書の保存」および「第6章 文書の廃棄」については、ここまで詳細に定める必要も無く、第12条で「文書の保管期間は、別に制定した細則である文書保管期間に従うものとする。ただし、細則に定めた保管期間に満たない保管文書であっても、それ以上の保管を要しないものは、統括部の判断及び責任に基づき速やかに廃棄する。」とし、簡素な規程とすることも考えられます。
なお、文書保管期間は、基本的には法定保存期間に従えば良いですが、会社の実情等に照らし合わせて最終的に決定すれば良いでしょう。

第5章 文書の保存

(文書の保存)
第13条 文書の保存は、管理責任者が行う。

2.保存文書のファイルには、保存期間・当該ファイルを作成した事業年度を明示する。

(文書の保存場所)
第14条
保存文書は、各所管部の事務室のキャビネット及び電磁的記録媒体等(ファイルサーバ等)、または倉庫に保存する。ただし、書面による情報文書その他の重要な文書は、施錠できるキャビネット等に保存するものとする。

2.統括部の管理する倉庫に文書を保存しようとする場合(倉庫業者等に保存にかかる業務を委託しようとする場合を含む。)には、統括部が別に定める手続をとるものとする。

3.支社および支店における文書の保存方法・場所等については、必要に応じて統括部が指示できるものとする。

4.統括部は、保存文書の重要性その他の事情を勘案し、各所管部に対し、別途保存場所を指示できるものとする。

(文書の保存期間)
第15条
文書の保存期間の基準は、別に定める「文書保管期間」による。

~作成のポイント~
法定保存期間に従い文書保管期間を設定すると良いでしょう。
別表でつける方法もあります。

(他の媒体による保存)
第16条
保存文書は、数量・保存期間等に鑑み、必要と認められる場合には、当該文書の保存に代えて、当該文書の内容を保存に最も適した媒体に記録したもの(証拠能力を有するものに限る。)を保存するものとする。

~作成のポイント~
古典的な方法としてはマイクロフィルムに保存をする、という方法がありましたが、今のご時世、流石に採用されることは無いでしょう。
デジタルデータでの保管となりますが、修正や改ざんが行われていない事を証明する手続きが必要となる場合もありますので、留意ください。

第6章 文書の廃棄

(文書の廃棄)
第17条
管理責任者は、少くとも年1回以上の期日を設け、保存期間の満了した保存文書、保管期間の満了した保管文書その他保管・保存の不要となった文書を廃棄しなければならない。

~作成のポイント~
紙の書類をいつまでも保管していても仕方が無いので、定期的に保管期間が過ぎたものを廃棄するようにしましょう。

(情報文書の廃棄方法)
第18条
情報文書の廃棄方法は、原則としてシュレッダー処理または焼却によるものとする。

2.記録媒体の廃棄については、ディスク情報消去ツールによる格納領域への上書き、または記録媒体の裁断、焼却、溶解、破砕を行う。

3.焼却又は溶解を外部業者に委託する場合は、文書により授受を明確にし、廃棄の証明書を受領するものとする。

~作成のポイント~
機密性の低い情報に関しては、簡素な廃棄方法を定める事も考えられます。
基本的には外部業者に委託する形が一般的かと思いますので、その旨を定めれば良いでしょう。

第7章 その他

(改廃)
第19条
本規程の改廃は、担当取締役会の決議による。

附則

本規定はYYYY年MM月DD日より施行する。

以上

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