印章管理規程~テンプレートと作成のポイント~

IPO・バリュエーション

ここでは印章管理規程のテンプレートを提示します。
株式会社である以上、必ず実物の印鑑を作成する必要があります(いわゆる実印)。
IPO進行フェーズでは、明確に印章管理について定めて、ルールの運用を図らなければいけません。

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第1章 総則

(目的)
第1条
本規程は、当社の印章の種類、制定、登録、押印、管理等の基準について定め、これ統一的に管理することを目的とする。

(定義)
第2条
本規程において「印章」または「印」とは、当社が発行しまたは受理する文書証書類等(以下「書類」という)で、権利義務の発生もしくは履行または官庁その他の客先への申請、届出等に際し、会社名または職名で証明のために押す印章をいう。

2.本規程において「社印」とは、会社名のみを表する印章をいう(部門名、役職名その他会社名以外の名前を含まないもの)。

3.本規程において「代表取締役の印」とは、代表取締役である者の職名を表する印章をいい、取締役社長印を含む。

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第2章 印章管理

(制定、改廃の決定)
第3条
代表取締役の印の制定および改廃については別に定める「決裁権限規程」に従う。

~作成のポイント~
支店や支社があり、その重要性が高い場合もあります。
この場合は、印章を各支店・支社に設置する必要が発生する場合もありますので、その制定・改廃についての権限を設定する必要があります。
「その他の印章の制定および改廃については、別に定める「決裁権限規程」に従い、主管部門の管掌取締役が各部門責任者(以下「印章管理責任者」という)と所管部門内の印章に関し、それぞれ決定する。」
というような記載が考えられます。

(印章の種類と印章管理責任者)
第4条
印章の種類及び押印・保管責任者(以下「印章管理責任者」という)は次の通りとする。印章管理責任者は、その主管事項に関する権限を超えて印章を使用し、または使用させてはならない。

  • 実印    (代表取締役の印/法務局登録印)    管理部門責任者
  • 銀行届出印 (代表取締役の印/金融機関取引印)   管理部門責任者
  • 角印    (社印)        管理部門責任者

~作成のポイント~
支店や支社の重要性を鑑み、印章を多く管理する必要がある場合には、別表形式で印象と管理責任者を一覧化する方法が考えられます。
「印章の種類及び押印・保管責任者は、別表(印章管理台帳)のとおりとし、各部門責任者(印章管理責任者)は、その主管事項に関する権限を超えて印章を使用し、または使用させてはならない。なお、組織変更及び人事異動等に伴う別表の変更は、規程一覧に定める主管部門がこれを行うものとする。」
というような記載が考えられます。

(不使用印の廃印の手続)
第5条
印章を使用しない場合、印章管理責任者は速やかに廃印の手続を行い廃棄する。但し、印章管理責任者は、将来改刻するなど再利用する必要があると判断する場合、当該印章を廃棄せずに、保管しておくことができるものとする。この場合、印章管理責任者は、当該印章を施錠場所に保管し、廃印決定後の履歴管理を行うなど、適切に管理しなければならない。

(組織変更に伴う廃印の手続)
第6条
組織変更により印章の所管部門がなくなるなどして、当該印章の印章管理責任者の継承者がいなくなる場合、当該部門の印章管理責任者は、速やかに当該印章を回収して、廃印の手続を行うものとする。

(管理の方法)
第7条
印章管理責任者は、印章の厳正な使用に留意し、印章を押印する書類の範囲などを適宜定めると共に、使用しないときは施錠場所に格納するなど、適切に管理しなければならない。またその鍵は印章管理責任者が責任を持って管理するものとする。

(印章の使用手続)
第8条
代表取締役の印の使用手続は、次に規定するところによるものとする。
電磁的手段にて、所定の捺印請求フォームに必要事項を記入し、別に定める「決裁権限規程」に従い、必要な承認を得た上で、押印すべき書類とその写し一部を添付して印章管理責任者に請するものとする。

~作成のポイント~
近年は稟議システムが普及していますのでデジタル前提(電磁的手段)にて申請する記載としています。

なお、代表取締役の印に限らず、押印行為は全て申請が必要な形にする事も考えられます。

(統括管理責任者および事故時の処理)
第9条
別に定める「組織規程」に規程された主管部門責任者は印章全般について、その制定、使用、廃印等管理の統括を行うものとする。

2.万一、印章の紛失、盗難その他の事故が発生した場合は、印章管理責任者は、印章の種類に応じて、理由を付して主管部門責任者にすみやかに届け出て、その指示に従わなければならない。

~作成のポイント~
イレギュラー発生時のフローについて定めています。
印章管理責任者の上司を主管部門責任者としていますが、管理部門の管掌役員や代表取締役を指定する事も考えられます。

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第3章 その他

(改廃)
第10条
本規程は、取締役会の決議により、改廃する。

附則

本規定はYYYY年MM月DD日より施行する。

以上

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