会議体規程~テンプレートと作成のポイント~

IPO・バリュエーション

ここでは会議体規程のテンプレートを提示します。
会議体規程の意義は、どの会議体が何を目的としていて、どのような決裁権限を有しているのか?(何を決めるのか?)を明確にする点です。
ようは、意思決定機関の定義づけであり、また決裁権限規程の一種でもあるわけです。

必須の規程ではありませんが、位置づけを明確化する程、会議体が重要になった場合には制定を検討すると良いでしょう。

スポンサーリンク
スポンサーリンク

第1章 総則

(目的)
第1条
この規程は、当社の会議の一般原則を明確にし、その開催、運営、記録の要領を定め、会議の効率化を図ることを目的とする。

2.なお、取締役会に関する事項は、別途定める定款、ならびに取締役会規程による。

~作成のポイント~
取締役会規程も含めて、会議体規程で制定する事も考えられますが、取締役会は必須の会議体で、本規定は任意の会議体について定めるものですので、別立てするのが良いでしょう。

(適用範囲)
第2条
この規程に定める一般原則は、社内で開催されるすべての会議に適用する。

2.会議の種類、開催、運営、記録の要領は、別に定める「会議一覧」に記載した会議に適用するものとする。

~作成のポイント~
別に定める「会議一覧」には、会議名称、開催頻度、会議の目的、主催者(運営事務局)、構成員、決裁権限、決議の方法、議事録の有無、といったものを一覧にして記載します。

別紙形式でも良いですし、全く別の資料として定める事も考えられます。

スポンサーリンク

第2章 一般原則

~作成のポイント~
ここに書いてあることは、会議運営・会議参加における基本的な当たり前の事です。
省略しても構わない内容ですが、守れていない方は結構大勢いますし、ルーズな風土の会社もたくさんありますね。

(会議開催数節減の原則)
第3条
会議及び打合せは、各担当が会議の必要性について十分に検討し、また関係者間の個別連絡を徹底することにより代替できる場合には、安易に開催しないこととする。

2.会議の出席者は、できるだけ少数にとどめ、事前の意見聴取や事前検討を励行することにより効率的に運営できるようにする。

(時間厳守の原則)
第4条
会議の主催者または司会者は、あらかじめ重要関係者と事前打ち合わせをして、会議開始前までに着席することとする。

2.主催者及び司会者は、会議開催予定時刻になったら速やかに会議を開催し、終了予定時刻に会議を終了させる。

3.会議に遅刻して中途参加する場合には、主催者または司会者に途中参加の了解を得てから着席し、参加する。

(開催通知の明確化の原則)
第5条
会議の開催通知を事前に構成員(監査役から依頼された場合には監査役も含む)に必ず送ること。

2.開催通知には、会議の種類または名称、開催日時、開催場所、開始時刻、終了時刻、主催者、出席者を明記すること。また特段の問題がない限り、会議の課題、事前検討課題などについても事前通知すること。

(出欠及び遅刻の事前連絡の原則)
第6条
やむを得ず、欠席または遅刻する場合には、事前に主催者(または運営事務局)に連絡すること。

(円滑運営の原則)
第7条
主催者及び司会者は、会議を能率よく運営するために、議事運営する。

2.会議参加者は、司会者の指示に従って要領よく簡潔に且つ、建設的に意見を表明し、決して感情論でいたずらに議論を延長しないように努める。

3.特に必要がないと認められるとき以外は、会議の議事録を作成し、3営業日以内に会議参加者に配布する。

4.議事録は、会議の運営事務局(主催者または司会者が個別に指示したものも含む)が作成する。

5.会議に必要な資料は、極力前日までに作成配布し、会議時間を節約するように努める。

スポンサーリンク

第3章 開催の要領

(開催日時・場所の決定)
第8条
会議の日程は、別に定める「会議一覧」に従い、スケジュールを事前に設定する。

~作成のポイント~
重要性の高い会議体や、参加人数が多い会議体の場合は、年間通してスケジュールを事前に設定するのが一般的でしょう。

取締役会では会社法の定めに則った会議を粛々と行い、何か別に経営会議のようなもので、今後の戦略等々を議論しあうような場合には、取締役会の日程と一定連動します。
社外の取締役等も巻き込んで運営する場合には、事前のスケジュール調整が必須となります。

(会議予定の変更連絡)
第9条
会議開催日程の変更、開催場所の変更が必要なときは、運営事務局が構成員(監査役から依頼された場合には監査役も含む)に個別に連絡する。

(招集)
第10条
会議の招集は「会議一覧」に定める者が行うものとする。

2.定期的に開催する会議は、法令で定められているものを除き、招集手続を省略することもできる。

3.会議は必要があるときは随時開催することができる。

(通知)
第11条
会議を招集は、「会議一覧」に定める者が出席者に通知するものとする。

2.会議の議題の通知及び資料の配布については、事前に行うものとする。ただし、やむを得ない事由があるときはこの限りではない

(欠席)
第12条
やむを得ない事情により会議等に出席できないときは、特に定める場合のほかは、予め招集者に報告し、代理人の出席について相談する。

第4章 運営の要領

(一般原則の遵守)
第13条
会議の運営については、一般原則を遵守し、効率的に運営できるように心がける。

(決議)
第14条
会議において決議を必要とするときは、別に定める「会議一覧」に従い決定する。特に定めが無い場合は、出席者の過半数をもって決定する。

(機密事項の明示)
第15条
重要な機密事項その他取扱いに注意を要する事項については、記録を残す際に十分留意し、記録にその旨明示する。

~作成のポイント~
コンフィデンシャルな内容については、議事に残さない事も十分に考えられますので、当日の運営では配慮を行うようにしましょう。

(議事録の作成、保管)
第16条
会議議事録の様式は特段定めないが、次の事項を簡潔に記録することとし、保管の方法は電磁的記録をもって行うものとする。

  1. 会議の種類または名称
  2. 開催日時、場所
  3. 出席者部門・氏名
  4. 議事要領(決議をした場合は、その事項)
  5. 重要な少数意見
  6. その他特記事項

2.当該会議で使用した資料についても、電磁的記録をもって、議事録に添付して保管する。

~作成のポイント~
今現在においては、紙で議事録を保管する事もあるでしょうが、電磁的記録が一般的でしょう。
決裁権限のある会議体においては、ワークフローシステムを利用し、議事録を添付する形で、しかるべき承認者が承認した旨の記録が残るようにすると良いでしょう。

第5章 その他

(改廃)
第17条
本規程は、取締役会の決議により、改廃する。

附則

本規定はYYYY年MM月DD日より施行する。

以上

コメント

タイトルとURLをコピーしました