個人情報保護マネジメントシステム文書管理規程~テンプレート~

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ここでは個人情報保護マネジメントシステム文書管理規程のテンプレートを提示します。
個人情報保護方針(プライバシーポリシー)、個人情報保護規程をベースに、デジタルデータ含む文書管理について定めたものです。
個人情報保護規程にあわせてカスタマイズが必要となります。

関連規程はこちら↓です。

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第1章 総則

(目的)
第1条
本規程は、個人情報保護マネジメントシステムに関わる文書(以下「個人情報保護マネジメントシステム文書」という。)の管理に関して必要な基本的事項を定め、その管理する手順を明確にし、実施かつ維持することを目的とする。

(文書の定義)
第2条
本規程において、個人情報保護マネジメントシステム文書とは、個人情報保護規程第40条に基づく、書面、記録媒体並びにその複写物をいう。

(責任及び権限)
第3条
個人情報保護マネジメント文書に関する責任及び権限については、個人情報保護規程第9条に定めるところによる。

(改廃)
第4条
本規程の改廃は、取締役社長の決裁による。

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第2章 個人情報保護マネジメントシステム文書の範囲

(文書の範囲)
第5条
企画・推進担当は、次の事項を含む「個人情報保護マネジメントシステム文書一覧」を作成し、この一覧に定めた個人情報保護マネジメントシステム文書を適切に管理・維持し、個人情報保護管理者の承認を得るものとする。

  1. 文書番号
  2. 文書名(個人情報保護方針・内部規程、計画書・記録)
  3. 最新版数
  4. 制定日
  5. 直近の改正日
  6. 参照方法
  7. 管理部門
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第3章 個人情報保護マネジメントシステム文書管理

(文書の発行及び改訂)
第6条
個人情報保護マネジメントシステム文書の発行及び改訂は、社内諸規程管理規程に基づいて実施する。ただし、社内諸規程管理規程に手続きが定められていない個人情報保護マネジメントシステム文書については、企画・推進担当が起案し、個人情報保護管理者の承認を得るものとする。

(文書の改訂内容と版数)
第7条
企画・推進担当は、個人情報保護マネジメントシステム文書の改訂の内容と版数の関連付けを明確にするため、次の事項を含む「個人情報保護マネジメントシステム文書改訂履歴管理台帳」を作成し、個人情報保護管理者の承認を得るものとする。ただし、規程及びマニュアルについては、各々の規程及びマニュアルで次の事項を定め、改訂の内容と版数の関連付けを明確にする。

  1. 文書名
  2. 版数
  3. 改訂日
  4. 改訂内容

(文書の参照)
第8条
個人情報保護マネジメントシステム文書については、従業者が必要なときに容易に参照できるよう当社のイントラネット上で掲示する。

(記録の管理)
第9条
企画・推進担当は、個人情報保護マネジメントシステム文書が必要とする作成した記録を維持するため、次の事項を含む「個人情報保護マネジメントシステム文書記録管理一覧表」を作成し、個人情報保護管理者の承認を得るものとする。

  1. 記録名称
  2. 管理部門
  3. 保管場所
  4. 保管期間

附則

本規定はYYYY年MM月DD日より施行する。

以上

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