経理規程細則~テンプレート~

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ここでは経理規程細則のテンプレートを提示します。
経理規程に紐づくもので、経理規程のメッシュ感によっては不要なものです。
会社の規程に対する方針に基づいて制定を検討すれば良いでしょう。

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第1章 総則

(目的)
第1条
本細則は、別に定める「経理規程」を円滑に運用することを目的として、同規程第○○条に基づき、帳簿及び感情組織に関する取扱について定める。

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第2章 帳簿及び勘定組織に関する取扱

(帳簿の種類)
第2条
会計諸取引の記録整理は、すべて会計伝票および会計帳簿により行われなければならない。

2.会計伝票は、取引にかかわる原始記録となるものであり、振替伝票を使用する。

3.会計帳簿は、総勘定元帳と補助元帳により構成する。

  • 総勘定元帳は、すべての取引を記録する帳簿である。
  • 補助元帳は、総勘定元帳の各勘定の残高または取引の詳細を記録するため、会計伝票もしくは証憑を基礎として記帳される帳簿である。

4.本条に規定する帳簿は、原則として電子計算機処理により行われ、電磁的記録により備付・保存するものとし、その事務手続き等については、第12条に規定する。

(会計伝票の記載要件)
第3条
会計伝票には、発生年月日、支払又は入金の相手先、取引の内容、金額等を明瞭に記載しなければならない。

(伝票の承認)
第4条
各部署で発行した会計伝票には、必ず部署単位の責任者の承認印を受けなければならない。

(伝票の整理・保管)
第5条
会計伝票(仕訳伝票)は、月毎に一連の番号を付して、番号順に整理し、所定の場所に保管しなければならない。

(会計帳簿の記載要件)
第6条
会計帳簿には、取引の内容を適切かつ明瞭に記載し、正当に記載された内容を抹消してはならない。

(会計帳簿の締切・更新)
第7条
会計帳簿は、月毎に締切り、原則として会計年度毎に更新するものとする。但し、補助元帳について更新することが適当でないものは、継続使用することができる。

(帳簿の保管)
第8条
会計帳簿には、帳簿名及び使用期間を記載し、種類ごとに所定の場所に保管しなければならない。

(補助元帳の照合)
第9条
補助元帳の残高は、毎月末及び毎期末に総勘定元帳の関係科目と照合し、相違ないことを確認しなければならない。

(改ざんの禁止)
第10条
会計伝票、会計帳簿、証憑類は、塗抹、改描、削取、貼紙、修正液等による改ざんを行ってはならない。

(会計伝票及び会計帳簿の訂正)
第11条
会計伝票、会計帳簿の勘定科目及び金額は、原則として訂正してはならない。やむを得ず訂正する場合には、訂正履歴が電磁的記録により残り、改ざんが出来ない方法をとらなければならない。

(記帳済みの伝票の訂正)
第12条
記帳済の伝票の金額又は勘定科目の誤りを発見した時には、新たに会計伝票を発行して訂正するものとし、記帳済の伝票そのものを修正してはならない。

2.前項の訂正会計伝票には、訂正伝票である旨、訂正される伝票の種類その発行日及び伝票番号を記載し、訂正された伝票には訂正された旨、及びその訂正伝票発行年月日を記載しなければならない。

(電子計算機処理事務手続きおよび電磁的記録の備付および保存)
第13条
電子計算機処理事務手続きは、次のとおりとする。

  • 帳簿への入力については、各部門の専用システム入力担当者ならびに経理担当者が行う。
  • 入力作業については、別途記帳している現金出納帳などを元に入力する。
  • 売上・仕入に関するデータは、経理担当者が専用システムから月1回自動的に仕分けを帳簿に受け入れる。仕訳の自動受入作業は経理担当者が行う。1回目はデータの不備がないかを確認するものとし、2回目は受入データ確定の締め作業とする。
  • 締め作業後、入力漏れがない限り、部門では入力しない。締め作業の処理に誤りがある場合、経理担当者にて修正または訂正を行う。
  • 締め作業後、経理担当者にて、月次締め処理を行い、当月の帳簿を確定する。なお、帳簿確定時以降はさかのぼって帳簿の修正をすることはできない。
  • 年度末には、経理担当者にて年度繰越処理を行い、繰越残高を翌年度帳簿へ移行する。

2.電磁的記録の備付および保存に関する事務手続きは、次のとおりとする。

  • 帳簿の保管は原則として、データベースに保存する。なお、年度末のデータについては、電磁的記録媒体に年度別の保存を行う。
  • バックアップデータは、毎日当日分までを自動的に記録し、データベースが破損した場合にも復元できるように備える。
  • 電磁的記録による承認がなされるまでに期間を要する場合には、紙による帳簿の保管を要する。

3.保存期間は別に定める「文書管理規程」に従う。なお、システムの改廃に伴いデータを保持していてもデータ抽出ができない場合は、その都度紙により保存することがある。

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第3章 その他

(改廃)
第14条
本細則の改廃は、経理部門管掌取締役の決裁による。

附則

本細則はYYYY年MM月DD日より施行する。

以上

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