(取締役会議事録の書き方)臨時株主総会招集のための基準日設定の場合

人事・総務

ここでは取締役会議事録の「臨時株主総会招集のための基準日設定の場合」の書き方例について解説します。
ベースのテンプレート部分については、下記記事も参照してください。

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取締役会議事録テンプレート

取締役会議事録

下記の通り、取締役会を開催した。

開催日時:YYYY年MM月DD日hh時mm分
開催場所:当会社の本店会議室
出席者:代表取締役 hogehoge(議長兼議事録作成者)
    取締役 hogehoge
        hogehoge
        hogehoge
        hogehoge
    監査役 hogehoge
        hogehoge
        hogehoge

欠席者:取締役 hogehoge

定刻hh時mm分、代表取締役hogehogeは定款の定めにより議長となり、開会を宣した。

報告事項

① 月次業績報告
議長より別紙の通り、〇月度の月次業績報告があった。
(中略)
.....など詳細な説明があった。

(意見、質疑応答の要旨)

ア.質問内容を記載(取締役 hogehoge)
イ.回答を記載(代表取締役 hogehoge)
ウ.以下略
エ.
オ.

② hogehogeの件
(略)

(意見、質疑応答の要旨)

特になし

書き方のポイント
ここまでは議事録テンプレート部分です。
以下の決議事項からが、臨時株主総会招集のための基準日設定の場合の書き方例になります。

決議事項

第〇号議案 臨時株主総会招集のための基準日設定の件

議長より、YYYY年MM月DD日開催予定の臨時株主総会において、議決権を行使することができる株主を確定するために以下のとおり基準日を設定し、同日最終の株主名簿に記載された株主をもって、その議決権を行使する事ができる株主としたい旨の説明があった。
議長がその賛否を議場に諮ったところ、本議案は満場一致をもって原案どおり承認可決された。

  • 基準日 YYYY年MM月DD日(〇曜日)
  • 公告日 YYYY年MM月DD日(〇曜日)

(意見、質疑応答の要旨)

(省略)

ポイント

上場会社等、多数の株主がいる場合には株主名簿の更新や株主の特定は大変なものです。
仮に臨時株主総会を開催しようとした際、議決権を行使する事ができる株主を決めるのは困難なため、基準日を定めると同時に議決権を行使する事ができる株主の基準を定めることができ、また一般的です。

その際には、下記の条件が必要であり、議事録にも臨時株主総会の日付と公告日を記載します。

・2週間前までに公告すること
・基準日から3ヶ月以内に行使する権利であること

以上をもって本取締役会の議事を終了したので、議長は閉会を宣し、hh時mm分に散会した。

上記の決議を明確にするため、この議事録を作成し、議長並びに出席取締役及び監査役は記名押印する。

YYYY年MM月DD日

株式会社〇〇〇〇 取締役会

議長 代表取締役 hogehoge 印

     取締役 hogehoge 印

     取締役 hogehoge 印

     取締役 hogehoge 印

     取締役 hogehoge 印

     監査役 hogehoge 印

     監査役 hogehoge 印

     監査役 hogehoge 印

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関連法令等

会社法
(基準日)
第百二十四条 株式会社は、一定の日(以下この章において「基準日」という。)を定めて、基準日において株主名簿に記載され、又は記録されている株主(以下この条において「基準日株主」という。)をその権利を行使することができる者と定めることができる。
2 基準日を定める場合には、株式会社は、基準日株主が行使することができる権利(基準日から三箇月以内に行使するものに限る。)の内容を定めなければならない。
3 株式会社は、基準日を定めたときは、当該基準日の二週間前までに、当該基準日及び前項の規定により定めた事項を公告しなければならない。ただし、定款に当該基準日及び当該事項について定めがあるときは、この限りでない。
4 基準日株主が行使することができる権利が株主総会又は種類株主総会における議決権である場合には、株式会社は、当該基準日後に株式を取得した者の全部又は一部を当該権利を行使することができる者と定めることができる。ただし、当該株式の基準日株主の権利を害することができない。
5 第一項から第三項までの規定は、第百四十九条第一項に規定する登録株式質権者について準用する。

基準日公告のイメージ

https://www.densan-kikaku.co.jp/houteikoukoku/wp-content/uploads/2019/11/needs04_pic01.png
日本電算企画㈱法定広告サービスセンター「基準日設定広告をお考えの方へ」より

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