(取締役会議事録の書き方)本店移転(本社移転)を行う場合

人事・総務

ここでは取締役会議事録の「本店移転(本社移転)を行う場合」の書き方例について解説します。
ベースのテンプレート部分については、下記記事も参照してください。

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取締役会議事録テンプレート

取締役会議事録

下記の通り、取締役会を開催した。

開催日時:YYYY年MM月DD日hh時mm分
開催場所:当会社の本店会議室
出席者:代表取締役 hogehoge(議長兼議事録作成者)
    取締役 hogehoge
        hogehoge
        hogehoge
        hogehoge
    監査役 hogehoge
        hogehoge
        hogehoge

欠席者:取締役 hogehoge

定刻hh時mm分、代表取締役hogehogeは定款の定めにより議長となり、開会を宣した。

報告事項

① 月次業績報告
議長より別紙の通り、〇月度の月次業績報告があった。
(中略)
.....など詳細な説明があった。

(意見、質疑応答の要旨)

ア.質問内容を記載(取締役 hogehoge)
イ.回答を記載(代表取締役 hogehoge)
ウ.以下略
エ.
オ.

② hogehogeの件
(略)

(意見、質疑応答の要旨)

特になし

ポイント

ここまでは議事録テンプレート部分です。
以下の決議事項からが、本店移転(本社移転)を行う場合の書き方例になります。

決議事項

第〇号議案 本店移転の件

議長より、下記の通り●●●●●●●●●●(業容拡大および従業員数の増加に伴いオフィス環境が悪化しており、効率的な業務環境を整えるため、等の理由を記載)のため、本店移転を行いたい旨の説明があった。
移転先の詳細については、参考資料「定期建物賃貸借契約書(案)」を元に説明がなされた。
議長がその賛否を議場に諮ったところ、本議案は満場一致をもって原案どおり承認可決された。

  1. 移転先(新本店所在地):住所を記載する
  2. 移転予定日:YYYY年MM月DD日
  3. 業績への影響:移転費用○,○○○千円、家賃○○,○○○千円(+○,○○○千円の増加)、これらの費用は全て当期事業計画内で予算手当済み
  4. 株主総会の付議について:本件はYYYY年年MM月DD日開催予定の臨時株主総会において、定款変更について付議し、承認された後に実行する。
  5. その他:参考資料「定期建物賃貸借契約書(案)」

(意見、質疑応答の要旨)

(省略)

ポイント

本店(本社)移転を行う場合、法務局(登記所)の管轄が異なる所在地となる場合には、定款を変更した上で、登記の手続を行う必要があります。
つまり、株主総会の決議が必要です。
小さなベンチャー企業の場合、株主個別に状況を連絡し、内々に承諾を得て進め株主総会決議は時間的に後になっても良いでしょうが、株主の数が増え、またその規模が大きい場合、疑義が出る場合もあるので適正に手続きを行うのが良いでしょう。

以上をもって本取締役会の議事を終了したので、議長は閉会を宣し、hh時mm分に散会した。

上記の決議を明確にするため、この議事録を作成し、議長並びに出席取締役及び監査役は記名押印する。

YYYY年MM月DD日

株式会社〇〇〇〇 取締役会

議長 代表取締役 hogehoge 印

     取締役 hogehoge 印

     取締役 hogehoge 印

     取締役 hogehoge 印

     取締役 hogehoge 印

     監査役 hogehoge 印

     監査役 hogehoge 印

     監査役 hogehoge 印

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関連法令等

会社法
(定款の記載又は記録事項)
第二十七条 株式会社の定款には、次に掲げる事項を記載し、又は記録しなければならない。
一 目的
二 商号
三 本店の所在地
四 設立に際して出資される財産の価額又はその最低額
五 発起人の氏名又は名称及び住所

(株主総会の決議)
第三百九条 株主総会の決議は、定款に別段の定めがある場合を除き、議決権を行使することができる株主の議決権の過半数を有する株主が出席し、出席した当該株主の議決権の過半数をもって行う。
2 前項の規定にかかわらず、次に掲げる株主総会の決議は、当該株主総会において議決権を行使することができる株主の議決権の過半数(三分の一以上の割合を定款で定めた場合にあっては、その割合以上)を有する株主が出席し、出席した当該株主の議決権の三分の二(これを上回る割合を定款で定めた場合にあっては、その割合)以上に当たる多数をもって行わなければならない。この場合においては、当該決議の要件に加えて、一定の数以上の株主の賛成を要する旨その他の要件を定款で定めることを妨げない。
(中略)
十一 第六章から第八章までの規定により株主総会の決議を要する場合における当該株主総会

第六章 定款の変更
第四百六十六条 株式会社は、その成立後、株主総会の決議によって、定款を変更することができる。

(変更の登記)
第九百十五条 会社において第九百十一条第三項各号又は前三条各号に掲げる事項に変更が生じたときは、二週間以内に、その本店の所在地において、変更の登記をしなければならない。
(以下略)

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