(取締役会議事録の書き方)役員の兼職について承認を行う場合

人事・総務

ここでは取締役会議事録の「役員の兼職について承認を行う場合」の書き方例について解説します。
ベースのテンプレート部分については、下記記事も参照してください。

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取締役会議事録テンプレート

取締役会議事録

下記の通り、取締役会を開催した。

開催日時:YYYY年MM月DD日hh時mm分
開催場所:当会社の本店会議室
出席者:代表取締役 hogehoge(議長兼議事録作成者)
    取締役 hogehoge
        hogehoge
        hogehoge
        hogehoge
    監査役 hogehoge
        hogehoge
        hogehoge

欠席者:取締役 hogehoge

定刻hh時mm分、代表取締役hogehogeは定款の定めにより議長となり、開会を宣した。

報告事項

① 月次業績報告
議長より別紙の通り、〇月度の月次業績報告があった。
(中略)
.....など詳細な説明があった。

(意見、質疑応答の要旨)

ア.質問内容を記載(取締役 hogehoge)
イ.回答を記載(代表取締役 hogehoge)
ウ.以下略
エ.
オ.

② hogehogeの件
(略)

(意見、質疑応答の要旨)

特になし

ポイント

ここまでは議事録テンプレート部分です。
以下の決議事項からが、役員の兼職について承認を行う場合の書き方例になります。

決議事項

第〇号議案 役員の兼職の承認の件

議長より、取締役〇〇〇〇が、下記の通り●●●●株式会社の社外取締役として選任される予定である旨の詳細な説明があった。
併せて、兼職によって同氏が当社取締役としての職務の遂行に支障が生じる懸念が無い旨の説明がなされた。
議長が、同氏が●●●●株式会社の社外取締役として就任することについて、あらかじめ承認したい旨を述べ、その賛否を議場に諮ったところ、本議案は満場一致をもって原案どおり承認可決された。
なお、取締役〇〇〇〇は、決議に特別の利害関係を有するため、この議決には参加しなかった。

対象役員情報

  1. 氏名:取締役〇〇〇〇
  2. 就任日:YYYY年MM月DD日(●●●●株式会社定時株主総会)
  3. 兼職内容:社外取締役として就任

兼職先情報

  1. 商号:●●●●株式会社
  2. 住所:○○○○○○○○○○○○○○○○○○
  3. 資本金:〇〇〇百万円
  4. 事業の内容:○○製造(事業の内容について簡潔に記載する)
  5. 資本的関係・人的関係・取引の有無:いずれも該当無し
  6. 反社チェックの結果:該当無し
  7. その他:添付資料「●●●●株式会社事業紹介資料」

(意見、質疑応答の要旨)

(省略)

ポイント

役員の兼職は、内規やCGコードの観点で、取締役会決議としている場合が多いです。
また、仮に競合企業の役員を兼任する場合には、必然的に取締役会決議となります。

以上をもって本取締役会の議事を終了したので、議長は閉会を宣し、hh時mm分に散会した。

上記の決議を明確にするため、この議事録を作成し、議長並びに出席取締役及び監査役は記名押印する。

YYYY年MM月DD日

株式会社〇〇〇〇 取締役会

議長 代表取締役 hogehoge 印

     取締役 hogehoge 印

     取締役 hogehoge 印

     取締役 hogehoge 印

     取締役 hogehoge 印

     監査役 hogehoge 印

     監査役 hogehoge 印

     監査役 hogehoge 印

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関連法令等

会社法
(競業及び利益相反取引の制限)
第三百五十六条 取締役は、次に掲げる場合には、株主総会において、当該取引につき重要な事実を開示し、その承認を受けなければならない。
一 取締役が自己又は第三者のために株式会社の事業の部類に属する取引をしようとするとき。
二 取締役が自己又は第三者のために株式会社と取引をしようとするとき。
三 株式会社が取締役の債務を保証することその他取締役以外の者との間において株式会社と当該取締役との利益が相反する取引をしようとするとき。
2 民法第百八条の規定は、前項の承認を受けた同項第二号又は第三号の取引については、適用しない。
(競業及び取締役会設置会社との取引等の制限)
第三百六十五条 取締役会設置会社における第三百五十六条の規定の適用については、同条第一項中「株主総会」とあるのは、「取締役会」とする。
2 取締役会設置会社においては、第三百五十六条第一項各号の取引をした取締役は、当該取引後、遅滞なく、当該取引についての重要な事実を取締役会に報告しなければならない。

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