電話代行とクラウド電話システムでオフィスから電話を無くす方法

人事・総務

リモートワークを阻害する要因の一つに「電話」があります。
法人の代表電話、コールセンター業務等々。
いくらメールやチャットツールが発展したとは言え、電話を全く無くすことは難しいです。
今回は、電話代行とクラウド電話システムの活用により、オフィスから電話を無くす方法を解説します。

なお、今回紹介するサービスやシステムは、当方が慣れ親しんだものになりますので、他のサービスやシステムも存在することはご承知おきください。
また、回し者でも無いです。
あくまで事例紹介と捉えていただければ幸いです。

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大枠の考え方

まず、大きくクリアしたい点が2つあります。

  • 外部から一方的にかかってくる無関係の電話を無くしたい
  • 必要な電話を必要な担当者に回せるようにしたい

この内、前者を電話代行サービスで、
後者をクラウド電話システムによって解決します。

イメージとしては、次のようになります。

それでは、それぞれ具体のサービスを見ていきましょう。

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電話代行サービス

電話代行サービスとは、文字通り、事業者に代わって受電していただけるサービスです。
サービス提供者のオペレーターが代理で対応して、報告してくれます。
後は、自分たちの任意のタイミングで折り返し連絡するのか、それとも連絡しないのかを判断できるわけです。

最近はチャットツールに、受電情報を連携するサービスも一般的になり、効率的にストレス無く、オフィスに一方的にかかってくる電話を無くすことが可能となりました。

代表的なサービスとしては、「fondesk」というサービスがあります。

fondeskを推奨する理由は次の3点です。

  • 余計な手続きが必要なく、すぐに導入できる
  • Slackをはじめ、Line,Teams、チャットワーク、などの代表的なチャットツールに対応している
  • 料金体系がシンプル(100架電まで月額10,000円、以降1架電200円)

サービス内容イメージは下記動画を参考にしてみてください。

(繰り返しますが、別に回し者じゃないですよ。)

fondeskからのチャットツールであるSlackへの通知は次のようなイメージになります。

fondeskのSlack通知イメージ
fondeskのSlack通知イメージ

その他のサービスとしては、下記のような業者が提供しています。

CUBE電話代行センター

電話代行サービス株式会社

セントラル・アイ株式会社

株式会社ビジネスアシスト

基本的なサービス内容は同じようなものですので、用途・ニーズ感等にあわせて選択すれば良いでしょう。
また、お気に召さなければ、スイッチは難しくは無いので、気軽に始めて見ると良いと思います。

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クラウド電話システム

テレワークが叫ばれていますが、ハードルの一つが、従業員一人一人に付与している電話をどうするか?という問題があります。
スマートフォンを購入し、法人契約をする方法がありますが、現物管理も必要ですし、まあまあな費用もかかります。

これを解決するサービスの1つの解が「dialpad」です。

Dialpadを推奨する理由は次の5点です。

  • アプリをインストールすればパソコンでもスマホでも電話を使用できる(インターネット必須)
  • 通話中にデバイスを切り替えられる
  • 一般的なクラウドPBXと大差無い料金(多少高い)
  • 従業員毎に個別の電話番号を付与できる
  • 転送もできるのでコールセンター用途にも使える

ようは、従業員のモバイル端末を利用しても良いし(BYOD)、会社貸与の端末を使用しても良い形で、従業員個別に電話を付与することができるのです。
オフィスの電話がブーブーなって、誰かが代理で出てメモを残す、ということが不要になります(個別に留守録を残すことが可能)。

サービス内容イメージは下記動画を参考にしてみてください。

(もう一度、繰り返しますが、別に回し者じゃないですよ。)

他、諸々の利用イメージはdialpad japanの動画ページを参考にすると良いでしょう。

Dialpad Japan
Dialpadの機能紹介や利用方法について動画でご説明いたします。 ----DIALPADについて---- Dialpadは、仕事は "する" ことであって、職場に "行く" ことではないと考えています。サンフランシスコ本社にお越しいただければ、オフィスには電話機やパーティションがなく、活気にあふれたオープンな空間で...

その他のサービスですが、(筆者の勉強不足もあるかもしれませんが)他にはあまり良いサービスが無い印象です。
クラウドPBXを提供している会社はたくさんありますが、面倒であったり、高かったり、スマホ利用が出来なかったり、と様々な制約があります。
現状では、dialpadが一番お手軽かな、というイメージ感です。

ただ、あくまでも会社のニーズにもよるでしょうから「クラウドPBX 比較」で検索して、自社にあうサービスを探すのが良いでしょう。


以上、電話代行サービス、クラウド電話システムを組み合わせて利用することにより、オフィスから電話を無くす方法を見てきました。

当方、この組み合わせでサービスを利用しているのですが、率直に言って非常に快適です。

イメージができるかどうか不明なのですが、オフィスで電話が一切鳴らないんですよ?
邪魔も入らないですし、単純に音で集中力が途切れたり、電話が長くなって誰かがとるのか自分が取るのかそわそわしたり、ということが皆無になるのです。

正直、今の時代、電話は終わったツールだと感じています。
時代の変化、新型コロナウイルス影響、リモートワーク意向の高まりもありますので、これを機会に切り替えてみてはいかがでしょうか。

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